PELAKSANAAN ONLINE TRAINING :

09.00-12.00 WIB atau 13.00-16.00 WIB

Fullday available

INVESTASI TERMASUK  : 

1. Soft Copy Modul Training (Email)
2. Modul Training (Ekspedisi)
3. Sertifikat Kehadiran (Ekspedisi)
4. Qualified Instructor

TANGGAL PELAKSANAAN :

*Mohon memastikan kembali kepada kami untuk tanggal yang dipilih

LATAR BELAKANG

Dewasa ini setiap organisasi / perusahan memiliki peranan yang amat penting dalam keikutsertaannya dalam pembangunan nasional sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya tersebut diperlukan berbagai data dan informasi, baik untuk perencanaan, perumusan dan penetapan kebijaksanaan, pengendalian dan kepentingan lainnya untuk memajukan organisasi / perusahaannya. Data dan informasi tersebut pada sebagian besar terekam pada berbagai jenis dan tipe Arsip Dinamis (Records), yang tercipta sebagai akibat dari pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi itu sendiri. Keberhasilan misi organisasi salah satunya jika didukung dengan tersedianya data dan informasi secara lengkap, tepat dan up to date. Karena sebenarnya basis pekerjaan administratif adalah Manajemen Kearsipan (Records Manajement). Itulah sebabnya agar arsip dinamis sebagai rekaman tindakan harus dikelola secara efektif dan efisien agar mampu menunjang pelaksanaan pekerjaan untuk percapaian tujuan organisasi.

Secara spesifik, tujuan dari pelatihan ini adalah:

1. Memahami dasar-dasar manajemen kearsipan dan pentingnya pengelolaan dokumen serta arsip dinamis dalam menunjang proses kerja organisasi.
2. Meningkatkan pengetahuan tentang siklus hidup dokumen, dari penciptaan, pengelolaan, hingga pemusnahan, sesuai landasan hukum dan prinsip pengorganisasian dokumen.
3. Memahami dan mampu mengimplementasikan sistem pengendalian surat dan dokumen, baik sistem pola lama (agenda) maupun sistem baru (kartu kendali), serta prosedur penataan berkas, pemindahan, dan penyusutan dokumen.
4. Menguasai penggunaan sistem elektronik filing (e-filing) sebagai alat digitalisasi pengelolaan dokumen yang tepat dan efisien, termasuk input data, pencarian, hingga pembuatan laporan.
5. Memahami proses alih media/digitalisasi dokumen, termasuk standar, tahapan pelaksanaan, dan paska digitalisasi untuk menjamin keamanan dan kelengkapan arsip digital.
6. Mampu menjalankan dan menggunakan aplikasi e-filing secara praktis, mulai dari input data hingga pencarian dan pembuatan laporan sesuai kebutuhan organisasi.
7. Meningkatkan keterampilan praktik pengelolaan surat masuk dan keluar serta pengelolaan dokumen dalam bentuk manual maupun elektronik, untuk mendukung efisiensi, kecepatan, dan akurasi di lingkungan kerja.
8. Membangun kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dinamis yang rapi dan terkontrol sebagai bagian dari sistem manajemen dokumen dan tata kelola organisasi yang baik.

OUTLINE TRAINING

1. Pengantar Manajemen Kearsipan
• Tugas dan Tanggung Jawab Tenaga Perkantoran
• Pemahaman Pengelolaan Arsip/Dokumen
• Arti Penting Dokumen Bagi Organisasi
• Landasan Hukum & Definisi Dokumen
• Siklus Hidup Dokumen
• Pengertian & Pengorganisasian Dokumen Berdasarkan Fungsi
• Asas & Pengorganiasian Pengelolaan Dok.

2. Sistem Pengendalian Surat & Dokumen
• Sistem Pola Lama (Sistem Agenda) Dalam Pengedalian Surat
• Sistem Pola baru (Sistem Kartu Kendali) Dalam Pengedalian Surat
• Lembar Disposisi
• Prosedur Pengedalian Surat Keluar
• Prosedur Pengendalian Surat Masuk
• Sistem Penataan Berkas
• Prosedur Pemindahan & Penyusutan Dokumen

3.Document Filling System

• Ruang lingkup dokumen control dan filing system.
• Prinsip klasifikasi.
• Klasifikasi abjad: sistem kamus, sistem ensiklopedia, dan sistem geografis.
• Klasifikasi angka: sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik.
• Pengindeksan dan kualitas indeks.
• Pengindeksan kata penting.
• Pengindeksan alfabetikal.
• Prosedur pemeliharaan dokumen.
• Pengawasan dokumen.
• Pengelompokan dokumen.
• Pengelolaan ruang dokumen.
• Masalah umum filling.
• Konsep 5S dalam pengelolaan dokumen

4. ALIH MEDIA/DIGITALISASI DOKUMEN
• Pengertian & Istilah Dalam Alih Media
• Persyaratan & Standar Dalam Alih Media
• Tahapan Pelaksanaan Digitalisasi/Alih Media
• Paska Digilaisasi Dokumen/Alih Media

5. PRAKTIK MENGGUNAKAN APLIKASI E-FILING SISTEM
Menjalankan Aplikasi
Menu Utama
• Input Data Master
• Input Data Surat
• Input Data Dokumen
• Membuat Laporan
• Mencari Data

6. TUGAS PRAKTIK
• Input Data Surat Masuk & Keluar