Retention Management adalah proses pengelolaan masa simpan arsip dan dokumen perusahaan agar data penting dapat tersimpan, ditemukan, digunakan, dan disusutkan sesuai kebutuhan organisasi. Dalam kegiatan operasional, setiap perusahaan menghasilkan berbagai dokumen, surat, arsip dinamis, dan records yang berisi informasi penting untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengendalian, audit, serta pelaporan internal.
Training Filing System, Records and Retention Management dirancang untuk membantu peserta memahami cara mengelola arsip dan dokumen secara efektif, mulai dari sistem pengendalian surat, klasifikasi dokumen, e-filing system, digitalisasi dokumen, hingga penerapan Retention Management dalam administrasi perusahaan.
Mengapa Retention Management Penting?
Retention Management penting karena arsip dan dokumen perusahaan tidak hanya perlu disimpan, tetapi juga harus dikelola berdasarkan fungsi, nilai guna, masa simpan, dan kebutuhan organisasi. Tanpa sistem yang baik, perusahaan dapat mengalami kesulitan dalam mencari dokumen, kehilangan data penting, penumpukan arsip, serta hambatan dalam proses audit dan administrasi.
Dengan pengelolaan arsip yang tepat, perusahaan dapat memastikan data dan informasi tersedia secara lengkap, akurat, dan up to date. Hal ini membantu organisasi menjalankan tugas dan fungsinya secara lebih efektif, terutama dalam proses pengambilan keputusan, pengendalian pekerjaan, dan penyusunan kebijakan.
Tujuan Training Retention Management
Setelah mengikuti training ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep dasar manajemen kearsipan, arti penting dokumen bagi organisasi, siklus hidup dokumen, serta perbedaan dokumen berdasarkan fungsinya.
Peserta juga akan memahami sistem pengendalian surat masuk dan surat keluar, prosedur penataan berdasarkan klasifikasi, pemindahan dan penyusutan dokumen, digitalisasi dokumen, serta penggunaan aplikasi e-filing system untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih efektif.
Manfaat Retention Management bagi Perusahaan
Penerapan Retention Management membantu perusahaan meningkatkan ketertiban administrasi dan mempercepat proses pencarian dokumen. Arsip yang tertata dengan baik dapat mengurangi risiko kehilangan data, duplikasi dokumen, serta keterlambatan dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Selain itu, pengelolaan retensi arsip juga membantu perusahaan menentukan dokumen mana yang perlu disimpan, dipindahkan, atau disusutkan. Dengan begitu, perusahaan dapat mengelola ruang penyimpanan secara lebih efisien, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
Silabus Training Filing System dan Records Management
1. Pengantar Manajemen
Peserta akan mempelajari pengertian dan tanggung jawab sekretaris administrasi, pemahaman dalam mengelola dokumen, arti penting dokumen bagi organisasi, landasan hukum, siklus hidup dokumen, serta perbedaan dokumen berdasarkan fungsinya.
2. Sistem Pengendalian Surat dan Dokumen
Sesi ini membahas sistem pola lama atau sistem agenda dalam pengendalian surat, sistem pola baru atau sistem kartu kendali, lembar disposisi, prosedur pengendalian surat keluar, prosedur pengendalian surat masuk, sistem penataan berdasarkan klasifikasi, serta prosedur pemindahan dan penyusutan dokumen.
3. Electronic Filing System
Peserta akan memahami pengertian e-filing system, menu utama aplikasi, cara input data master, input data surat, input data dokumen, pembuatan laporan, serta cara pencarian data agar pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat dan akurat.
4. Alih Media dan Digitalisasi Dokumen
Sesi ini membahas pengertian dan istilah dalam alih media, persyaratan dan standar digitalisasi, tahapan pelaksanaan digitalisasi dokumen, serta proses pasca digitalisasi agar dokumen tetap tertata dan dapat digunakan dengan baik.
5. Praktik Menggunakan Aplikasi E-Filing System
Peserta akan melakukan praktik menjalankan aplikasi, menggunakan menu utama, input data master, input data surat, input data dokumen, membuat laporan, dan mencari data melalui sistem.
6. Tugas Praktik
Pada sesi akhir, peserta akan melakukan tugas praktik berupa input data surat masuk dan surat keluar untuk memperkuat pemahaman terhadap proses filing, records management, dan pengendalian dokumen.
Target Peserta Training
Training ini cocok untuk manajer administrasi, manajer keuangan, manajer personalia, sekretaris, manajer proyek, records manager, document controller, staff administrasi, serta individu yang ingin meningkatkan keterampilan dalam pengendalian surat, arsip, dan dokumen perusahaan.
Kesimpulan Retention Management
Retention Management membantu perusahaan mengelola arsip dan dokumen secara lebih terstruktur, mulai dari pencatatan, penyimpanan, digitalisasi, pencarian, hingga penyusutan dokumen. Dengan mengikuti training ini, peserta dapat mendukung sistem administrasi yang lebih rapi, efisien, dan mudah ditelusuri.
